Sponsoring

Sponsordossier opmaken

Voor u sponsors begint te zoeken moet u zichzelf en de te sponsoren activiteit op een positieve en duidelijke manier kunnen weergeven. Dit kan via een sponsordossier waar alle nodige informatie in staat. In zo’n dossier maakt u een korte voorstelling van uw organisatie met contactgegevens en de persoon met wie een eventuele overeenkomst kan worden opgemaakt. Daarnaast maakt u ook een duidelijke voorstelling van de activiteit met voldoende achtergrondinformatie (zoals beoogde opkomst, doelpubliek en achterliggende doelstellingen van de activiteit en de organisatie). Het laatste stuk van het ‘dossier’ is het sponsorvoorstel. Dit is een volledig overzicht van wat u uw potentiële sponsors kunt aanbieden als organisatie. In dit voorstel toont u duidelijk aan wat de sponsor terug krijgt indien hij uw evenement sponsort. Zo vermeldt u welke informatie van de sponsor (naam en/of logo), waar (op affiches, flyers, spandoeken, T-shirts,…) en in welke hoeveelheid dat gaat terechtkomen bij het doelpubliek. Hoe beter u kan inschatten waar een sponsor belang aan hecht, hoe beter u hem of haar ook een ‘interessant’ voorstel kan doen.

Een sponsorovereenkomst kan heel beperkt zijn, maar ook heel ver gaan. Het kan gaan van een miniadvertentie of logo op uw affiche voor een paar tientallen euro’s tot een megadeal met een of ander drankmerk waarbij zij hun naam aan uw concert mogen verbinden voor een paar duizenden euro’s. Uiteraard moet u echt iets te bieden hebben om dat soort van overeenkomsten te kunnen sluiten.

Sponsoring moet ook niet altijd over geld gaan. Heel vaak is het veel makkelijker om een sponsor in natura te vinden (bijvoorbeeld gratis drank of gratis affiches laten drukken) dan iemand te vinden die ‘zomaar’ geld geeft. U hoeft ook helemaal niet onmiddellijk bij de grote spelers te gaan aankloppen. De lokale beenhouwer, bakker, kruidenier of kledingzaak wil misschien wel eens wat euro’s uit zijn kassa graaien om uw initiatief een extra zetje te geven.

Als u voor een groot initiatief wel bij die grote spelers wilt langsgaan, moet u zien uit te vissen op welk moment in het jaar zij hun sponsorbeslissingen nemen. Een maand te laat een fantastisch dossier op tafel leggen, brengt vaak een ‘jammer maar helaas’ antwoord teweeg.

Naast het opmaken van een sponsordossier en zoeken van sponsors kan de manier van overkomen ook bepalend zijn. U kan de interesse van een sponsor op verschillende manieren opwekken. In plaats van het sponsordossier op te sturen, samen met een begeleidende brief, kunt u ook eerst via de telefoon een persoonlijk contact opbouwen. Als u mag langsgaan, probeer dan het sponsordossier op een vlotte en overtuigende manier af te geven aan de zaakvoerder. Probeer ook aandacht te hebben voor de sponsor na de activiteit. Als hij mee mag ‘delen’ in het succes van uw evenement, zal hij in de toekomst ook sneller geneigd zijn nog eens met geld over de brug te komen.

Checklist sponsordossier

Informatie over de organisator

  • Wie organiseert
  • Met welk doel
  • Andere verwezenlijkingen of activiteiten

Informatie over het evenement

  • Waar
  • Wanneer
  • Line-up dj's

Wat is de vraag

  • Financiële steun
  • Logistieke steun
  • Steun in natura

Welke returns biedt u

  • Communicatie (oplage, verspreiding, bereik)
  • Soort vermelding (bijvoorbeeld powered by)
  • Aantal gratis toegangskaarten
  • VIP-toegang
  • Mogelijkheid tot plaatsen van banners, backdrops, vlaggen,..

Welke soorten sponsorpakketten biedt u aan

Bijvoorbeeld:

  • Partner: logo-vermelding, maar geen vermelding in radioreclame
  • Powered by: logo-vermelding, vermelding in radioreclame, vermelding in tv-spot, visibiliteit op event zelf

Vermeld dit duidelijk op het contract en laat tekenen door beide partijen.