Privacyverklaring gemeentebestuur Ichtegem
Het gemeentebestuur en het Sociaal Huis van Ichtegem hechten groot belang aan de bescherming van je persoonsgegevens en je privacy. Het bestuur gaat op een veilige en confidentiële wijze om met de verwerking van je persoonsgegevens en respecteert hierbij de Europese Verordening 2016/679 (AVG) met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring informeert je over wat het bestuur doet met de persoonsgegevens die zij verzamelt en je rechten inzake gegevensbescherming. Deze privacyverklaring geeft weer met welk(e) doel(en) persoonsgegevens worden verwerkt, welke verwerkingsactiviteiten de persoonsgegevens ondergaan en welke rechten je als betrokkene kunt uitoefenen.
Identiteit van de organisatie
Gemeentebestuur Ichtegem
Administratief Centrum
Stationsstraat 1
8480 Ichtegem
059/34 11 20
Sociaal Huis Ichtegem
Koekelarestraat 2
8480 Ichtegem
051/59 12 02
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee het gemeentebestuur en het Sociaal Huis je rechtstreeks of onrechtstreeks kunnen identificeren. Met je naam of rijksregisternummer weten we (rechtstreeks) wie jij bent, maar ook met de combinatie van gegevens zoals adres, nummerplaat, leeftijd en geslacht kunnen we je (onrechtstreeks) identificeren.
Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op verschillende manieren aan jou kunnen koppelen, zoals je emailadres, je telefoonnummer en zelfs je IP-adres (internetadres van je computer).
Wat is die Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)?
Deze ‘AVG’ is de nieuwe Europese privacywet.
Vroeger beschermde de ‘Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens’, beter bekend als de ‘privacywet’, jouw persoonsgegevens.
Sinds 25 mei 2018 is die oude privacywet vervangen door een nieuwe Europese privacywet. De media gebruiken vaak de Engelstalige benaming: GDPR of voluit General Data Protection Regulation. In het Nederlands is dat AVG of Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Die nieuwe Europese privacy verordening gaat nog steeds over de verwerking van persoonsgegevens. Onder het ‘verwerken’ valt alles wat wij doen met jouw persoonsgegevens: ze opslaan, raadplegen, doorsturen, verspreiden, bijwerken, wissen, …
Wie heeft er toegang tot jouw persoonsgegevens?
Het gemeentebestuur en het Sociaal Huis van Ichtegem zijn de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Dat betekent echter niet dat iedere medewerker van het bestuur zomaar toegang heeft tot alles. Je persoonsgegevens komen enkel bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk. Bovendien vallen alle medewerkers onder het wettelijke beroepsgeheim. Wij doen er ook alles aan om onze medewerkers continu bij te scholen over het belang van privacy en gegevensbescherming.
Voor heel wat verwerkingen werken we samen met allerhande leveranciers. Die bedrijven en organisaties kunnen gegevens verwerken in onze opdracht. Ze worden dan ‘verwerkers’ genoemd. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken, om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacy-standaarden gebruiken.
Soms zijn we wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale overheid. Die organisaties worden dan ‘ontvangers’ genoemd. Als zij de persoonsgegevens echter verder willen verwerken, dan moeten zij ook voldoen aan alle voorwaarden van de AVG.
Daarnaast wisselen we ook regelmatig persoonsgegevens uit met andere overheden en organisaties om je te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en voordelen toe te kennen waarop je wettelijk recht hebt. Zo kunnen we je nog beter van dienst zijn.
Onderstaande persoonsgegevens kunnen door ons verwerkt worden:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, email, rijksregisternummer, identiteitskaartnummer;
- Persoonlijke kenmerken: leeftijd, geslacht, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssituatie (samenstelling van het gezin);
- Elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, cookies, gebruiksnamen, elektronische identificatie- en authenticatiegegevens (eID);
- Medische gegevens: aandoeningen, allergieën;
- Financiële en transactiegegevens: bankrekeningnummers, betalingen;
- Patrimoniuminformatie (kadastergegevens): eigenaarsgegevens;
- Geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal;
- …
We zullen je persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekend maken aan anderen. We doen dat enkel als je ons op voorhand toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.
Juridische basis om ‘rechtmatig’ persoonsgegevens te verwerken
Het gemeentebestuur en het Sociaal Huis van Ichtegem gebruiken jouw persoonsgegevens dus nooit zomaar. We doen dat alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke juridische basis hebben, ook wel de ‘rechtmatigheid’ genoemd. Onze vier belangrijkste juridische basissen zijn:
1. Wettelijke verplichting of opdracht
We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, Federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijhorende uitvoeringsbesluiten. Daarnaast is de AVG soms ook de juridische basis, bijvoorbeeld voor statistisch en wetenschappelijk onderzoek of voor archivering in het algemeen belang.
Een voorbeeld:
De dienst burgerzaken van het gemeentebestuur is verplicht om gegevens van iedere burger van Ichtegem op te nemen in het bevolkingsregister.
2. Taak van algemeen belang of uitoefening van het openbaar gezag
We gebruiken je gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren.
Een voorbeeld:
Het registreren van contactgegevens van burgers die een gebrek aan het openbaar domein melden. Zo kan de dienst het oplossen van het gebrek opvolgen en de melder op de hoogte brengen van de genomen maatregelen.
3. Noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst
We verwerken je persoonsgegevens omdat je een overeenkomst bent aangegaan met het gemeentebestuur en/of het Sociaal Huis van Ichtegem.
Een voorbeeld:
Je doet een beroep op de diensten van de buitenschoolse kinderopvang. Daarvoor sluit je vooraf een overeenkomst af. Daarin staat waarvoor we je persoonsgegevens zullen gebruiken.
4. Toestemming betrokkene
Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen je eerst goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudig weer kunt intrekken, met wie we je gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kun je je toestemming met kennis van zaken geven.
Een voorbeeld:
Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je je inschrijft voor een nieuwsbrief.
In bijzondere gevallen kunnen we je persoonsgegevens ook verwerken om je te beschermen. We doen dat alleen in hoogst uitzonderlijke, levensbedreigende noodsituaties of rampen.
Hoelang worden de gegevens bewaard?
Het bestuur bewaart persoonsgegevens en baseert zich hiervoor op de wettelijk vastgelegde bewaartermijnen. Bovendien worden persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk. Jouw persoonsgegevens worden dus bewaard zolang de wet dat voorschrijft of zolang je gebruik maakt van onze diensten.
Na het verstrijken van deze termijnen worden de persoonsgegevens vernietigd volgens de procedure die beschreven staat in het informatieveiligheidsbeleid.
Wat zijn jouw rechten als betrokkene?
Als betrokkene heb je het recht om je persoonsgegevens in te kijken, ze te laten verbeteren of verwijderen of de verwerking ervan te laten beperken. Je kunt ook een kopie van de persoonsgegevens vragen of de gegevens laten overdragen aan een derde partij.
Je hebt ook steeds het recht om de toestemming die je gaf voor de verwerking van je persoonsgegevens in te trekken. De gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.
Vertrouwelijkheid, beheer en beveiliging
Het bestuur verbindt zich ertoe om naar best vermogen de nodige maatregelen te nemen om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen via technische veiligheidsvoorschriften en een adequaat veiligheidsbeleid voor haar medewerkers.
Onderstaande maatregelen werden genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking (niet limitatief):
- alle personen die namens het bestuur kennis kunnen nemen van je persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding/discretieplicht daarvan en zijn bovendien geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
- we hanteren een gebruikersnaam en een wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- de servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware;
- er werd een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld;
- we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
Hoe ons te contacteren?
Het bestuur heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Indien je vragen of opmerkingen hebt over de wijze waarop je persoonsgegevens verwerkt worden of indien je jouw rechten wenst uit te oefenen of de informatie die wij over jou bezitten wenst te actualiseren, dan kun je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming.
Per brief
Functionaris voor gegevensbescherming
Koekelarestraat 2
8480 Ichtegem
051/59 12 01
Per mail
Om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent, zal het bestuur je identiteit verifiëren.
Ga je niet akkoord met het standpunt van het bestuur of wens je meer informatie? Surf dan naar www.gegevensbeschermingsautoriteit.be (Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit) en/of naar www.overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie (Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens). Een klacht indienen kan bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Wijziging privacyverklaring
Het bestuur kan haar privacyverklaring en beleid met betrekking tot persoonsgegevens wijzigen. Van deze wijzigingen zullen we een aankondiging doen op onze website www.ichtegem.be. We raden dan ook aan om deze verklaring regelmatig opnieuw te bekijken.