Evenement organiseren

Het organiseren van een evenement is niet altijd evident. Daarom willen we onze inwoners en verenigingen zo veel mogelijk met raad en daad bijstaan. Op deze pagina vind je dan ook een pak aan informatie die je op weg kan helpen om een geslaagde activiteit ineen te steken. 

Stap 1: evenement melden

Vooraleer je begint te organiseren, check je of je jouw activiteit of evenement moet melden bij het lokaal bestuur via het evenementenloket.

Wie?

• Iedereen die een evenement wil organiseren op het openbaar domein (ongeacht het aantal deelnemers) 
• Iedereen die een publiek toegankelijke activiteit voor meer dan 100 personen in een gemeentelijk gebouw of op privaat domein wil organiseren

Wanneer?

• Evenementen van 100 tot 300 personen: minstens 8 weken voor het evenement
• Evenementen van meer dan 300 personen niet op het openbaar domein: minstens 8 weken voor het evenement
• Evenementen (+ 300 personen) op openbaar domein: minstens 3 maanden voor het evenement

Is de termijn door omstandigheden korter, neem dan contact met de dienst veiligheid via
059 34 11 20 of veiligheid@ichtegem.be

Hoe?

Klik hier om naar het evenementenloket te gaan

Hulp nodig? Onderaan deze pagina vind je een handleiding die je helpt bij het invullen van het evenementenloket.

Stap 2: materiaal reserveren

Wanneer je activiteit werd gemeld en je hebt een gemeentelijke zaal of materiaal nodig, dan vraag je deze aan via de uitleendienst. Deze knop vind je hieronder.

Stap 3: communicatie

Wil je dat jouw activiteit wordt opgenomen in de BEIblijver? Klik dan op de knop aankondigingsmogelijkheden om alle informatie aan de dienst communicatie door te geven.

Informeer ook de buurtbewoners van jouw evenement en de bijhorende (verkeers)maatregelen (indien van toepassing). Daarvoor kan je het bewonersbriefsjabloon hieronder gebruiken. In een mum van tijd schrijf je zo een correcte bewonersbrief.

Stap 4: informeer je

Op deze pagina vind je nog heel wat interessante informatie over het werken met vrijwilligers, Sabam,... Informeer je goed, zo zorg je dat jouw evenement vlekkeloos kan verlopen!

Check ook zeker of je in aanmerking komt voor (een van) de subsidies vanuit de dienst cultuur.