Datum vastleggen

Vooraleer een gro(o)t(er) evenement te plannen is het een goed idee om na te gaan of er op hetzelfde moment geen andere grote activiteiten plaatsvinden binnen de gemeente. Dit kan op verschillende manieren:

  • www.uitinichtegem.be: de gemeentelijke activiteitenkalender. Hier kunt u zelf uw activiteit ingeven, zodat iedereen daar steeds zo veel mogelijk data in kan terugvinden. Daarnaast is dit ook een informatief en wervend kanaal.
  • via de cultuurdienst: de afdeling vrije tijd houdt een interne kalender bij van evenementen die op de gemeente plaatsvinden en al werden doorgegeven of gemeld. U kan steeds navragen of er op de datum van uw voorkeur al iets in deze kalender staat. Dit biedt echter geen garantie dat er effectief niets anders is, want niet alle organisatoren geven alle data consequent door.
  • jaarkalenders: zowel de gemeente als de meeste verenigingen hebben een vast tijdstip waarop ze hun grotere evenementen organiseren. Deze kunnen eveneens een hulp zijn om uw eigen activiteit net wel of net niet op een bepaalde datum te plannen.

Daarnaast is het ook aan te raden om eerst andere beschikbaarheden te checken vooraleer de datum definitief vast te leggen: is de zaal of artiest nog vrij die ik voor ogen heb, kan ik het nodige materiaal uitlenen, heb ik nog voldoende tijd om projectsubsidies aan te vragen of sponsoring te zoeken,…?

Een datum vastleggen

Eenmaal u deze zaken in kaart hebt gebracht, kan u de datum definitief vastleggen.

TIP: geef de datum meteen door aan de cultuurdienst via cultuur@ichtegem.be, zodat die aan de interne evenementenkalender toegevoegd kan worden. Dit is niet alleen in het belang van andere organisatoren, maar eveneens van uw eigen vereniging, zodat er op uw datum ook zo weinig mogelijk andere activiteiten gepland worden.

Vanaf dit moment kan u starten met de rest van de organisatie en met alle aspecten waarmee u zich in orde dient te stellen.