Begroting opmaken

Een evenement organiseren doet u met voorbedachte rade. Eén van de dingen die u best vooraf doet, is een goede begroting opmaken.

Een begroting is eigenlijk niet meer dan een lijst met uitgaven en inkomsten. Uiteraard probeert u ervoor te zorgen dat de verwachte inkomsten groter zijn dan de verwachte uitgaven. Aan de uitgavenkant let u op de kosten voor de artiesten, vergeet SABAM en billijke vergoeding niet, weet u wat de geluidsinstallatie en de zaal kost, houdt u rekening met de kosten voor de medewerkers, voorziet u voldoende budget voor de promotie en zet u als goede huisvader ook nog een budget voor onverwachte uitgaven opzij.

De inkomstenkant probeert u te spijzen met ‘zekere’ inkomsten, zoals inbreng van sponsors, de voorverkoop van kaarten en eventuele tussenkomsten in de gages van dj's door de provincies of de Vlaamse Gemeenschap. Daarnaast probeert u zo precies mogelijk in te schatten hoeveel kaarten er nog verkocht zullen worden aan de kassa en de grootte van de winst die u zal maken op de drankverkoop.

Als u de oefening goed maakt, kunt u perfect inschatten wat het ‘break-even-point’ is. Zo kan u bijvoorbeeld in de loop van de dag, louter op basis van de ticketverkoop aan de kassa, al weten dat u zeker geen verlies zal lijden. De uiteindelijke afrekening kunt u pas maken als alle facturen betaald zijn, de beloofde sponsoring of subsidies echt op de rekening staan en ook de afrekening met SABAM achter de rug is.

Het is verstandig om in uw begroting verschillende scenario’s uit te werken. Zeker als u voor het eerst een evenement organiseert, is het moeilijk om alle kosten goed in te schatten. Heel wat kosten zijn ook pas bekend als de factuur in de bus valt of de offerte werd opgemaakt. Een eerste scenario is een worst-case scenario, hierin gaat u uit van een minimum aan inkomsten (bijna geen publiek) en een maximum aan uitgaven. Zo weet u welk risico op verlies u neemt. Een tweede scenario maakt u zo realistisch mogelijk.

Naarmate de planningsfase van het evenement vordert, worden meer en meer kosten duidelijk.

Daarom is het belangrijk om regelmatig een update te maken van uw begroting. Voorzie ook een kolom of extra tabel waarin u alle uitgaven noteert die al gedaan zijn.

Volgende checklist kan je helpen om na te gaan welke kosten je in rekening moet brengen

UITGAVEN

Programmatiekosten

Artiesten

Catering

Promotiekosten

Lay-out

Druk van affiches en flyers

Verspreiding van affiches en flyers

Advertenties

Zaal/terrein

Huur van locatie

Huur extra infrastructuur (nadar, toiletten, podium,…)

Aankleding

Water- en energiekosten

Beveiliging

Security

Huur walkie-talkies

Drukwerk

Toegangskaarten, bonnetjes, polsbandjes

T-shirts voor medewerkers

Wegwijzers

Licht & geluid

Huur van materialen

Vergoedingen voor techniekers, stagehands, …

Huur generator of extra bekabeling elektriciteit

Vergunningen en verzekeringen

Polis BA/Evenementen polis/polis ongevallen…

SABAM

Billijke vergoeding

Drank en eten

Huur togen + koeling

Personeel/vergoeding vrijwilligers

Aankoop drank

Aankoop eten

TOTAAL

 

 


SALDO

INKOMSTEN

Voorverkoop

Inkom kassa

Vestiaire

Sponsoring

Drank

Voeding

TOTAAL